De automatiseerder automatiseert: gestroomlijnde facturatie

Onze klanten is het wellicht opgevallen dat de opmaak van de laatste factuur licht gewijzigd is. De reden hiervoor is dat we sinds deze maand onze facturatie verder geautomatiseerd en geïntegreerd hebben in ons bestaande systeem, Chromatic.Via dit artikel willen we jullie een korte introductie geven in het systeem en de werkwijze die hier aan ten grondslag ligt.

Chromatic

Voor degenen die niet weten wat Chromatic is even een korte zijsprong. Inmiddels weer enige jaren gelden hebben wij zelf een systeem gebouwd om bij te houden welke werkzaamheden wij bij onze klanten uitvoerden. Inmiddels is dit uitgegroeid tot een onmisbare tool voor Xillion waar we alles in registreren: werkzaamheden, uitgeleverde materialen, klantgegevens, notities,… Er zijn ook  tal van hulpmiddelen aan toegevoegd (remote inloggen, beheer op afstand via EasyConnect, DNS tools, geïntegreerde routeplanner,…). Als een klant (of leverancier) belt registreren onze medewerkers een call in Chromatic, we zoeken er contactgegevens in op, registreren werkzaamheden, kilometerdeclaraties, eerder toegepaste oplossingen voor problemen, kortom iedereen bij Xillion werkt hier op dagelijkse basis mee.

De nieuwe facturatie

Tot deze maand werd de facturatie verzorgd door ons boekhoudpakket (AccountView), dat uitgebreid was met wat maatwerk. Het leek ons echter efficiënter om de facturatie te verplaatsen naar Chromatic, aangezien daar al veel informatie aanwezig is die gebruikt wordt om de facturen op te stellen. Nadat we ook een uitbreiding hebben gebouwd om de abonnementen te beheren was alle informatie aanwezig. Naar schatting kan 90% van wat er op de facturen staat door het systeem bepaald worden. Hoe het systeem dit allemaal precies bepaald gaat wat ver om in dit artikel uit te leggen, maar uiteindelijk wordt er op basis van de bekende informatie een factuur aangemaakt in de geïntegreerde factuur editor. Hier wordt de factuur gecontroleerd en indien nodig gecorrigeerd en aangevuld. Als de factuur in orde is wordt deze als klaar gemarkeerd. Het systeem zorgt dan voor de nummering en het doorboeken naar de administratie. Voor het printen is er een speciale module gebouwd zodat we één enkele factuur, of een hele bulk aan facturen op de eigen printers kunnen afdrukken. Het eindresultaat is dat we efficiënter en met een lagere kans op fouten kunnen werken. En dit komt uiteindelijk ook onze klanten ten goede!

Digitaal?

Naar de toekomst willen we de facturen niet meer gewoon gaan printen, maar zo veel mogelijk digitaal versturen. Dit is niet alleen een kostenbesparing, maar is ook nog eens beter voor het milieu. Sommige mensen vinden het ook handiger. Heb jij interesse om je factuur digitaal te ontvangen, geef ons zeker een seintje! Hoe meer interesse hier voor is, hoe sneller wij dit zullen realiseren.

Meer weten?

Bovenstaande is uiteraard maar een zeer beknopte beschrijving van het systeem. Heb je vragen over bovenstaand systeem, denk je dat een vergelijkbare oplossing ook in jouw bedrijf zou kunnen helpen, of ben je gewoon geïnteresseerd? Je kan altijd even contact opnemen met Roel of mij, we staan je graag te woord. Heb je vragen over de facturatie zelf, dan is Sander de aangewezen persoon.