De automatiseerder automatiseert: gestroomlijnde facturatie

Onze klanten is het wellicht opgevallen dat de opmaak van de laatste factuur licht gewijzigd is. De reden hiervoor is dat wij sinds deze maand onze facturatie verder geautomatiseerd en geïntegreerd hebben in ons bestaand systeem, Chromatic. Via dit blog willen wij u een korte introductie geven in het systeem en de werkwijze die hieraan ten grondslag ligt.

Chromatic

Voor degenen die niet weten wat Chromatic is even een korte zijsprong. Inmiddels weer enige jaren geleden hebben wij een eigen systeem gebouwd om bij te houden welke werkzaamheden wij bij onze klanten hebben uitgevoerd. Inmiddels is Chromatic uitgegroeid tot een onmisbare tool voor Xillion waarin wij alles registreren: werkzaamheden, uitgeleverde materialen, klantgegevens, notities, etc. Er zijn ook  tal van hulpmiddelen aan toegevoegd zoals remote inloggen, beheer op afstand via EasyConnect, DNS tools en een geïntegreerde routeplanner. Als een klant (of leverancier) belt registreren onze medewerkers een call in Chromatic, wij zoeken er contactgegevens in op, registreren werkzaamheden, kilometerdeclaraties, eerder toegepaste oplossingen voor problemen, kortom iedereen bij Xillion werkt hier op dagelijkse basis mee. Kortom, knowledge base, CRM, facturatie, geautomatiseerde controles in één pakket.

De nieuwe facturatie

Tot deze maand werd de facturatie verzorgd door ons boekhoudpakket (AccountView), dat uitgebreid was met wat maatwerk. Het leek ons echter efficiënter om de facturatie te verplaatsen naar Chromatic, aangezien daar al veel informatie aanwezig is die gebruikt wordt om de facturen op te stellen. Nadat wij ook een uitbreiding hebben gebouwd om de abonnementen te beheren was alle informatie aanwezig. Naar schatting kan 90% van wat er op de facturen staat door het systeem bepaald worden. Hoe het systeem dit allemaal precies bepaald gaat wat ver om in dit blog uit te leggen, maar uiteindelijk wordt er op basis van de bekende informatie een factuur aangemaakt in de geïntegreerde factuur editor. Hier wordt de factuur gecontroleerd en indien nodig gecorrigeerd en aangevuld. Als de factuur in orde is wordt deze als klaar gemarkeerd. Het systeem zorgt dan voor de nummering en het doorboeken naar de administratie. Voor het printen is er een speciale module gebouwd zodat wij één enkele factuur, of een hele bulk aan facturen op de eigen printers kunnen afdrukken. Het eindresultaat is dat wij efficiënter en met een lagere kans op fouten kunnen werken. En dit komt uiteindelijk ook onze klanten ten goede!

Digitaal?

Naar de toekomst willen we de facturen niet meer gewoon gaan printen, maar zo veel mogelijk digitaal versturen. Dit is niet alleen een kostenbesparing, maar is ook nog eens beter voor het milieu. Sommige mensen vinden het ook handiger. Heeft u interesse om uw factuur digitaal te ontvangen, geef ons zeker een seintje! Hoe meer interesse hiervoor is, hoe sneller wij dit zullen realiseren.

Meer weten?

Bovenstaande is uiteraard maar een zeer beknopte beschrijving van het systeem. Heeft u vragen over bovenstaand systeem, denkt u dat een vergelijkbare oplossing ook in uw bedrijf zou kunnen helpen, of bent u gewoon geïnteresseerd? U kunt altijd even contact opnemen met ons, wij staan u graag te woord.